چطور از زیاده کاری در کسب و کارهای کوچک جلوگیری کنیم؟

خسته شدید؟ هر روز صبح زود از خواب بیدار می شید و شب ها تا دیروقت کار می کنید و هنوز به جایی نرسیدید؟ اگر چنین حسی دارید، مثل خیلی از صاحبان کسب و کار کوچکی هستید که دارند خودشونو تحلیل می برند.
صاحبان کسب و کارهای کوچک باید کارهای زیادی را به انجام برسانند.اگر کارهای خود را مدیریت نکنید، انبوهی از وظایف مختلف بر روی دوش شما سنگینی خواهد کرد که بعد از مدتی انجام انها غیرممکن خواهد شد.
در این آموزش سعی خواهیم کرد نگاهی دقیق تر به پرکاری داشته باشیم. همچنین پنج گام مفید به شما خواهیم آموخت که با استفاده از آنها می توانید کارهای روزمره خود را هم مدیریت کنید و به آنها بپردازید.

زیاده کاری چیست؟
آیا زیاده کاری روند پیشرفت شما را مختل کرده است؟ بسیاری از کسب و کارهای کوچک با این معضل دست به گریبان هستند ولی خودشان متوجه زیان های ناشی از این پدیده نیستند. چون زیاده کاری به اندازه کارهای دیگر مهم به نظر می آید. ولی تأثیرآن به اندازه کارهای مفیدتر نیست.
زیاده کاری ها شاید بخشی از کار اصلی باشند ولی به اندازه آنها به نتیجه نهایی کمک نمی کنند. نمونه هایی از این امور حسابداری، رسیدگی به امور مالیاتی، پاسخ دادن به ایمیل ها، مدیریت وبسایت، امور دفتری و دیگر کارهای روزمره هستند. منظور من این نیست که این کارها مهم نیستندو منظور من این است که اگر این امور تکرار شونده به شکلی دیگر مدیریت شوند، بهتر خواهد بود.
زیاده کاری ممکن است دربرگیرنده کارهایی باشد که انجام آنها مهم به نظر می رسد ولی کمکی به کسب و کار شما نمی کند. نمونه های این امور می تواند تغییر دکوراسیون دفتر کاری یا رفتن به بعضی کلاس های آموزشی باشد که کاربردی نخواهند داشت. حتی تبلیغ کار خودتان در شبکه های اجتماعی و چک کردن ایمیلتان اگر بصورت افراطی انجام شود، از مصادیق زیاده کاری است.
حذف زیاده کاری مهمترین کاری است که شما باید انجام دهید. اگر به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک و مستقل وقت خود را بر سر انجام زیاده کاری تلف کنید، به احتمال زیاد کارمندان شما هم در حال انجام همان کار هستند.
ولی می توانید رویکرد خود را بهبود بخشید. در اینجا چند مورد به شما آموزش داده می شود تا وقت از دست رفته را برای انجام کارهای مفیدتر بازگردانید.

گام اول نسبت به نحوه گذراندن وقت خود آگاه شوید
کلید حل زیاده کاری در این است که متوجه بشوید چقدر وثت صرف آن می کنید و در چه مواردی. خیلی از ما این کار را انجام نمی دهیم. وقتی سرمان شلوغ است اهمیت نمی دهیم که زمان خود را کنترل کنیم.
ولی بررسی نحوه گذراندن وقت کلید کاستن زیاده کاری است. بدون توجه به زمان و کنترل آن نمی توانید متوجه عدم کارآیی خود شوید.
وقتی نحوه صرف زمان خود را بررسی کنید، جزئی نگر خواهید شد. تمام کارهایی را که در طول روز انجام می دهید لیست کنید. مهم نیست بعضی از آنها تا چه میزان بی اهمیت به نظر می رسند. برای به دست آوردن نتیجه بهتر زمان خود را در بازه بزرگتر بررسی کنید نه تنها یک روز. با خود روراست باشید. اگر دو ساعت وقت صرف چک کردن فیسبوک یا یک ساعت صرف تماشای ویدئوهای یوتیوب می کنید به همان صورت ثبتش کنید.
به عنوان مثال فرض نید که یک برنامه نویس وب هستید. بعد از بررسی زمان هایی که صرف امور مختلف می کنید، متوجه خواهید شد که غیر از کدنویسی، تست، ایده پردازی و امور مربوط به پشتیبانی، اوقاتی را صرف کارهای زیر می کنید:
چک کردن ایمیل ها: بطور متوسط 10 دقیقه در هر ساعت
امور اجرایی: بطور میانگین یک ساعت در روز
تماشای ویدوهای یوتیوب: بطور میانگین نیم ساعت در روز
ترک میز خود برای خوردن میان وعده یا تنقلات: بطور میانگین نیم ساعت در روز
شاید بررسی زمان به شما نشان دهد که در هفته حدود یک ساعت و نیم را صرف برگزاری جلسه با اعضای تیم خود می کنید. شما این جلسات را هر هفته برگزار می کنید و مهم نیست که مشکل یا مسئله برای طرح وجود داشته باشد. جلسات غیرضروری یکی از راه های اتلاف وقت شایع به حساب می آیند. آمار نشان می دهند که نیمی از جلسات برگزار شده غیرضروری هستند.
وقتی این زمان را با هم جمع ببندید متوجه می شوید که در روز تنها 5 ساعت وقت برای انجام کارهای مفید داریدو مطمئنم انتظار نداشتید چنین چیزی را بشنوید و انتظار شما خیلی بیشتر از این بود. شما باید نهایت استفاده را از این زمان مفید داشته باشید.
اصل پارتو (Pareto Principle) که به عنوان قانون 80/20 هم معروف است، حاکی از این است که تعداد کمی از کارهای غیرضروری بخش عمده زمان ما را تلف می کنند. اگر زمان صرف شده در این امور مدیریت شود، از میزان زیاده کاری کاسته خواهد شد.
در آینده آموزشی در زمینه اصل پارتو ارائه خواهد شد.
کسب اطلاعات دقیق از نحوه گذراندن وقت مهمترین راه جلوگیری از زیاده کاری است. اگر کارمندانی دارید، به آنها مسئولیت دهید تا زمان خود را بررسی کنند. از نرم افزارهای مدیریت زمان مانند Harvest می توانید برای این کار استفاده کنید.

گام دوم: زمان خود را برنامه ریزی کنید
وقتی بدانید چگونه وقت را صرف می کنید، می توانید آن را برنامه ریزی کنید تا از زمان خود استفاده بهینه ای داشته باشید. برنامه ریزی زمان شما با بررسی اولویت ها شروع می شود.
در اینجا سؤالاتی هستند که در مورد هر یک از امور باید از خود بپرسید:

در طول ساات کاری چه میزان وقت صرف انجام این کار کردم؟
آیا این کار به کسب و کار من کمک می کند؟ چطور؟
آیا می توانم این کار را به کسی دیگر محول کنم و زمان آن را برای برنامه های شخصی دوباره برنامه ریزی کنم؟

این سؤالات می توانند در اولیت بندی به شما کمک کنند و اهداف برنامه ریزی را با شفافیت بیشتری در اختیار شما قرار دهند.
اگر هر روز را بدون هدف آغاز کنید، به آسانی دچار اتلاف وقت می شوید. در عوض، از یک تقویم و برنامه تنظیم زمان بندی استفاده کنید تا زمان خود را به شیوه ای مؤثرتر مدیریت کنید. اگر علاقه چندانی به استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان نیستید، در اینجا نحوه ساده استفاده از برنامه کاغذی به شما آموزش داده می شود.
برای اینکه نمونه ای عینی برای بررسی موارد اولویت بخشی و برنامه ریزی در دست داشته باشیم، بیایید نگاهی دقیق تر به پنج عامل زیاده کاری ک در گام اول معرفی کردیم، بیندازیم. هر کدام از این اتلاف کننده های زمان را باید به این صورت مورد بررسی قرار دهید:
چک کردن ایمیل ها. اگر وقت زیادی را صرف چک کردن ایمیل های خود می کنید، تنها نیستید. بر اساس بررسی هایی که رویترز انجام داده، بسیاری از کارمندان روزانه حدود 6.3 ساعت را صرف چک کردنایمیل های خود می کنند. برای کاستن این زیاده کاری ،پسعی کنید چک کردن ایمیل های خود را به سه بار در طول روز محدود کنید. در زمان آغاز کار، قبل از صرف نهار و قبل از پایان روز کاری.
امور اجرایی و مدیریتی. اکثر امور اجرایی باید به انجام برسند. ولی آیا شما بهترین شخص برای انجام آنها هستید؟ در بسیاری از موارد پاسخ به این پرسش منفی است. در گام های بعدی بیشتر در مورد محول کردن کارها صحبت خواهیم کرد. اگر کارهای اجرایی هستند که تنها شما از عهده انجام آنها بر می آیید، انجام همه آنها در کوتاه ترین مدت را در نظر داشته باشید. زمان محدودی در هفته در حد چند ساعت را برای انجام این امور در نظر بگیرید.
تماشای ویدئوهای یوتیوب. اگر تماشای این دویدئوها کمیک به بهبود شرایط کاری نمی کنند، بهتر است تماشای آنها را به زمان های شخصی و غیرکاری خود موکول کنید. از برنامه های بلوک کننده حواس پرتی مانند Stayfocused و Freedom برای این کار استفاده کنید. اگر این ویدئوها در ارتباط با کار شما هستند، از خود بپرسید آیا واقعاً به پیشبرد کار شما کمک می کنند یا نه.
صرف خوراکی. می دانم. هر کسی موقع انجام کار ممکن است گرسنه شود. ولی ترک میز کار برای خوردن تنقلات و…می تواند حواس پرتی بزرگی را بدنبال داشته باشد. کمی از این خوراکی ها را در کشوی میز خود داشته باشد تا برای یافتن آنها مجبور نباشید میز کار خود را ترک کنید. یک منبع آب خنک در کنار خود داشته باشید (گاهی اوقات ممکن است تشنگی را با گرسنگی اشتباه بگیرید).
جلسات. اگر برنامه ای دقیق برای جلسات وجود نداشته باشد، وقت زیادی تلف می شود. از جلسات مرتب بدون هدف دوری کنید. اگر گروه کوچک شما هر هفته دور هم جمع می شود، با برنامه یا بدون برنامه، سعی کنید به جای تشکیل جلسات از گزارش های وضعیت استفاده کنید.
حالا که برنامه کاری خود را زمانبندی کردید، بد نیست به بررسی چند کار دیگر که می تواند از زیاده کاری جلوگیری کند، بپردازیم.

گام سوم: از ابزارهای درست استفاده کنید
به عنوان صاحبان مشاغل کوچک ما مسئولیت های زیادی داریم که بسیاری از آنها روزمره و تکرارشونده هستند. استفاده از نرم افزارهای شناخته شده برای مدیریت این امور از مسائل شایع به شمار می آیند.
اگر ظرف چند سال گذشته از ابزارهای نرم افزاری جدید استفاده نکرده اید، احتمال اینکه به روشی ناکارآمد کار می کنید، وجود دارد. استفاده از یک ابزار مناسب می تواند شما را در مدیریت امور روزمره کمک کند. و همه روزه شاهد معرفی این ابزارها هستیم.
اگر متوجه شده اید که انجام کاری خاص زمان قابل توجهی از شما می گیرد، بدنبال راه کارآمدتری برای انجام آن باشید. به عنوان مثال پرداخت ها کاری است که می تواند انجام آن زمان زیادی از شما تلف کند. حتی اگر چند کارمند برای این کار داشته باشید، انجام این امور می تواند زمان بسیار زیادی را تلف کند.
بی برنامگی می تواند منشأ اصلی اتلاف وقت در کسب و کارهای کوچک باشد. خوشبختانه ابزار زیادی در دست هستند که می توانند شما را در مدیریت و بهره وری کمک کنند. با کمی جستجو در زمینه نرم افزارهای افزایش بهره وری می توانید موارد مفید زیادی را به دست آورید. به عنوان صاحب کسب و کار یافتن ابزار مناسب بهره وری برای کارمندانتان از امور ضروری است.

گام چهارم: کمک دریافت کنید
آیا انجام همه کارها توسط شخص خودتان تنها راه به انجام رساندن آنهاست؟ بسیاری از صاحبان مشاغل سعی می کنند با افزایش مسئولیت های شخصی امور گسترده اجرایی و مدیریتی را خود به انجام برسانند. این راه کوتاه برای خستگی مفرط و به بن بست رسیدن است.
حتی اگر آمادگی و منابع استخدام نیروی کار جدید را ندارید، انجام همه کارها توسط خودتان عاقلانه نیست. تعدیل برخی از کارها در زمان صرفه جویی می کند و به شما این امکان را می دهد تا بر روی کار اصلی خود متمرکز شوید. در اینجا به سه نمونه از کارهایی که باید تعدیل شوند، اشاره می کنیم:

کارهای یکباره یا کارهای نادر. شاید کسب و کار شما بقدری بزرگ نباشد که بخواهید یک طراح وب استخدام کنید یا اصول بازاریابی خود را مدون کنید، ولی این به آن معنی نیست که همه این کارها را باید خودتان انجام دهید. این کارها مناسب شرکت های پیمانکاری هستند. شرکت هایی هستند که در زمینه طراحی گرافیک، لوگو برنامه نیسی و پیگیری امور کپی رایت و بسیاری امور دیگر بصورت پیمانکاری فعالیت می کنند. سعی کنید در زمینه صرفه جویی زمانی و کار با گراقیست ها و…تحقیق بیشتری کنید و از این راه زمانی مناسب برای خود صرفه جویی کنید.
کارهایی که نیازمند دانش حرفه ای و خاص هستند. اگر مدام در حال تحقیق در مورد نحوه انجام کارهای مختلف هستید چون به نحوه انجام آنها آشنایی ندارید، بهتر است آن کارها را به متخصصان خود آن زمینه ها محول کنید. مدیریت مالی و امور مالیاتی زمینه هایی هستند که اکثر کسب و کارها در آنها دچار ضعف هستند.
امور اجرایی روزمره. اگر وقت زیادی را صرف امور اداری مانند مرتب کردن و پاسخ دادن به ایمیل های تبلیغ کار خود و رسانه های جمعی و روزآمدکردن لیست تماس های خود می کنید، یک دستیار مجازی می تواند کار شما را تا حدود زیادی سبک کند. بسیاری از این دستیارها بصورت پیمانکاری فعالیت می کنند. شما می توانید یکی از آنها را بندت چند ساعت در هفته استخدام کنید. یا می توانید بصورت پروژه ای با آنها کار کنید.
برای اینکه بدانید آیا استخدام فرددیگری می تواند برای انجام اموری مؤثر باشد یا نه، این سؤالات را از خودتان بپرسید:

این وقت معمولاً چقدر از زمان مرا می گیرد؟
برای استخدام فردی برای انجام این امور چه هزینه ای را باید صرف کنم؟
آیا می توانم این کار را خود به نحو احسن انجام دهم؟

شاید در ابتدا محول کردن امور هزینه بر به نر برسد. به عنوان مثال، شاید در ابتدا فکر کنید که از عهده هزینه استخدام وکیل و حسابدار برنمی آیید. ولی بخاطر داشته باشید که دانش و آموزش تخصصی به آنها این امکان را می دهد که این امور را سریع تر و با میزان دقت و بهره وری بالاتری به انجام برسانند. همینطور استخدام نیروی حرفه ای به شما این امکان را می دهد که بر روی فعالیت های سودآور تمرکز بیشتری داشته باشید.
تنها یک گام دیگر تا کاهش زیاده کاری (و بهبود وضعیت سلامت خود) باقی مانده است.

گام پنجم: استراحت کافی داشته باشید
شاید این یکی از مهمترین موارد به حساب نیاید. ولی گاهی اوقات هر چقدر بیشتر کار کنید، کار کمتری انجام می شوود. این مسئله در مورد صاحبان کسب و کارهای کوچک نمود بیشتری دارد. این افراد بیشتر درگیر زیاده کاری و دغدغه های دیگر هستند.
متأسفانه افراد خسته کندتر کار می کنند. اگر ساعات زیادی را صرف کار می کنید و دیر به رختخواب می روید، این کار را متوقف کنید. احتمالاً با این کار خود را نابود خواهید کرد!
کمبود خواب یک مشکل جدی است. کمبود خواب می تواند باعث بروز مشکلات تمرکز شود که در نهایت ممکن است منتهی به بیماری شود. اکثر بزرگسالان به 7 تا 8 ساعت خواب در طول روز نیاز دارند. پس طوری برنامه ریزی کنید که بتوانید خواب کافی داشته باشید. اگر کارمندانی دارید حتماً به آنها هم لزوم خواب کافی را یادآوری کنید.

گام بعدی: کنترل زیاده کاری
به عنوان یک صاحب کسبو کار شاید میزان و تنوع کارهای ریز و درشت شما را به وحشت بیاندازد. ولی نباید چنین باشد:
زمان خود را بررسی کنید تا نحوه صرف آن را یاد بگیرید.
با اولویت بندی کارهای مهم را برنامه ریزی کنید
از ابزارهای درست برای بهره وری بیشتر استفاده کنید.
کارهای اجرایی، امور یکباره و کارهایی که نیاز به تخصص دارند را به افراد کارآمد بسپارید.
استراحت کافی داشته باشید.